文書管理システムの自治体シェアと導入の実態

文書管理システムの自治体シェアと導入の現状を徹底解説

市区町村の約46%が、今も文書管理システムを導入していません。

文書管理システムの自治体シェアが示す「54%」の意味

令和6年（2024年）4月1日時点の内閣府調査によると、文書管理システムを導入済みの自治体数は、都道府県が46団体（47都道府県のうち）、市区町村が944団体で、全市区町村に占める割合は約54%です。裏を返せば、残り46%にあたる約800の市区町村がシステムを導入していない状態にあります。

これは意外なデータです。規模が大きく行政のデジタル化が先行していそうに見える都道府県レベルでは、ほぼ全域での導入が完了しているのに、より市民に近い市区町村レベルでの対応が大きく遅れているわけです。

市区町村の文書管理システム未導入が約半数という現実があります。

なぜこれほどの差が生まれるのでしょうか？主な理由は3点です。

- 予算規模の格差：都道府県と比べ、小規模な市区町村ではシステム導入に充てる予算が限られています。オンプレミス型の初期費用は数百万円規模になることもあり、財政規模の小さい自治体には重い負担です。

- IT人材の不足：自治体の職員数は限られており、専任のIT担当者を置けない町村も多く存在します。システムの導入・運用・保守を担う人材の確保が難しいことが、導入を躊躇させる一因です。

- アナログ文化の根強さ：長年にわたって紙と押印による決裁が常識とされてきた自治体では、「これまでのやり方で問題ない」という意識が残りやすく、変革へのモチベーションが生まれにくい面があります。

なお、同じ「導入済み」の自治体の中でも、実態にはかなりのばらつきがあります。文書の保存・廃棄・移管まで含めたフルスコープで活用している自治体は少なく、電子決裁の機能を使い切れているところは限定的です。

自治体DXの遅れが続いていますね。

こうした現状を踏まえると、自治体と取引・連携する立場にある金属加工業の従事者にとっても、行政側のデジタル化の進み具合は、書類提出や入札手続き、納品書・仕様書のやり取りに直接影響します。特に自治体への公共入札に参加している事業者は、相手側の文書管理体制を把握しておくことで、不必要な紙の書類対応や手続きの往復を減らせる可能性があります。

自治体における文書管理システムの導入状況や課題・事例について（TechTouch）

文書管理システムの自治体向けシェア上位製品を比較する

市場全体でシェアを持つ製品は複数ありますが、自治体に特化した製品はある程度絞られます。主要なものを整理します。

製品名	提供会社	特徴
e-自治体 文書管理システム	富士電機株式会社	都道府県を中心にトップシェアレベルの実績。公文書管理法準拠、情報公開オプションあり
IPKNOWLEDGE 文書管理	富士通株式会社	札幌市など大規模自治体での採用実績。電子決裁率90%超の改善例あり
e-ActiveStaff文書管理	株式会社内田洋行	地方自治体・国公立大学・独立行政法人向け。電子帳簿保存法対応
自治体向け文書管理（電子決裁）システム	日本ビジネスシステムズ株式会社	Microsoft 365の既存ライセンスを活用。月額50万円～
公開羅針盤	株式会社両備システムズ	情報公開システムとの連携が強み。導入自治体で電子決裁率85〜90%以上を実現

この中でも、富士電機の「e-自治体 文書管理システム」は特に注目されるプロダクトです。都道府県を中心にトップシェアレベルの導入実績を持ち、2024年には長野県白馬村への「e-自治体 文書管理SaaS」の導入事例も公表されています。

つまり、大規模から小規模まで対応が広がっているということですね。

また、一般企業向けの汎用文書管理システムとして、国内中堅・中小企業市場のシェアトップ3は「DocuWorks（16.2%）」「Microsoft 365（15.6%）」「eValue NS/V/Air（12.4%）」というデータ（ノークリサーチ）もあります。自治体特化型と汎用型では選定の観点が大きく異なります。

汎用型でも、自治体が必要とする公文書管理法への準拠・情報公開対応・電子決裁ルートの細分化といった機能が整っていなければ、行政業務には実質的に使いにくいケースがほとんどです。

自治体向けは汎用型とは別物と考えておくのが基本です。

文書管理システムの自治体導入でよくある課題と解決策

システムを導入したにもかかわらず、思ったように活用が進まない自治体は少なくありません。では実際にどのような課題が発生しているのか、代表的なものを見ていきます。

① 紙文書のデータ移行コストが重い

既存の紙文書を電子化する際には、スキャン・データ整理・入力作業が必要です。蓄積年数が長い自治体ほど、その量は膨大になります。完全な電子化を急ぐよりも、「新規文書から電子化し、過去文書は優先度をつけて段階的に移行する」という方法が現実的です。

② アクセス制限により場所を選ぶ利用になる

情報漏えい対策の観点から、自治体の文書管理システムは庁内の特定端末からしかアクセスできない構成が多く見られます。これでは在宅勤務や出先での確認に支障が出ます。

近年はLGWAN（総合行政ネットワーク）対応のクラウド型システムも登場しており、セキュリティを担保しながら柔軟なアクセスを実現できる選択肢が増えています。これは使えそうです。

③ 他システムとの連携不足による二重入力

財務会計システム・人事給与システム・情報公開システムがそれぞれ独立して動いている自治体では、文書管理システムとのデータ連携ができず、手作業での転記が生じることがあります。

システム選定時に「API連携が可能か」「財務・人事システムとのデータ引き渡しに対応しているか」を事前確認することが重要です。確認が条件です。

④ 職員のシステム定着率が低い

新システムの導入後、使い方がわからず以前の紙運用に戻ってしまうケースも実際に起きています。大阪広域水道企業団では、導入後わずか3ヶ月で電子決裁率95%を達成した事例がありますが、その背景には各部署の実情に合わせた柔軟な運用支援が存在していました。

研修やマニュアル整備だけでなく、実際の操作画面上でナビゲーションを表示できるデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の活用も、定着率向上の有効手段として注目されています。

公文書管理の現状と文書管理システム導入状況（行政情報ポータル）

文書管理システムの自治体導入成功事例に学ぶ3つのポイント

実際に文書管理システムの導入に成功した自治体の事例からは、共通した成功パターンが読み取れます。金属加工業として自治体との取引や連携を考える際にも参考になる視点です。

事例1：北海道札幌市（富士通IPKNOWLEDGE導入）

2021年、旧システムのサポート終了と低い電子決裁率（約10%）を背景に、IPKNOWLEDGE文書管理システムを全庁導入。導入後、電子決裁率は90%以上に向上し、起案数は20倍超に増加しました。人件費換算で約3,800万円の削減効果が試算されています。

3,800万円の削減は、現場への見えやすい成果です。

事例2：宮崎県都城市（自主管理型文書ファイリングシステム）

2011年から全国初となる自主導入・自主管理型の文書ファイリングシステムを展開。担当者依存の文書管理から脱却し、検索性と情報管理精度を高めながら市民サービスの効率化にもつなげました。

事例3：大阪広域水道企業団（電子決裁95%を3ヶ月で実現）

紙と押印による決裁業務の負担を解消するため文書管理・電子決裁システムを導入。システム稼働後3ヶ月で電子決裁率95%に達した背景には、各部署の実態に合わせた柔軟な運用設計があります。

これら3つの事例に共通するポイントをまとめます。

- 目的の明確化：「なぜ導入するのか」を職員に正確に伝え、電子決裁率や削減コストなど具体的な数値目標を掲げている
- 段階的な電子化計画：全部署同時ではなく、規模や用途に応じて段階的に導入を拡大している
- 利用浸透のための環境整備：研修・マニュアル・PoC（試行運用）を組み合わせ、職員が実際に使える状態をつくってから本稼働させている

3点セットで整えることが成功の条件です。

【独自視点】金属加工業が自治体の文書管理シェアを把握すべき理由

「自治体の文書管理システムのシェアなんて、うちには関係ない」と思っている金属加工業の方も多いかもしれません。しかし、実はこれが直接的なビジネスリスクと損失につながるケースがあります。

自治体との公共入札・受注に参加している金属加工業では、仕様書・見積書・納品書のやり取りが伴います。相手側の自治体がまだ文書管理システムを導入していない場合、電子申請が通らず紙の書類提出を求められることがあります。つまり、自治体が未導入の46%に含まれているかどうかで、取引の手間とコストが変わるわけです。

さらに近年では、自治体がISO対応や電子帳簿保存法への対応を取引先にも求めるケースが出てきています。自治体側がデジタル化を進めれば進めるほど、取引先である製造業にもデジタル書類対応・電子契約・電子納品書の整備が求められる可能性が高まります。

これは無視できない変化です。

具体的に意識すべきポイントは次のとおりです。

- 取引先自治体のDX状況を確認する：都道府県は46/47団体が導入済みのため、都道府県発注案件は電子書類対応が必要になりやすい
- 市区町村は約半数が未導入：市区町村との取引では、電子対応が不十分でも紙書類で対応できるケースがまだ多い
- 自社側の文書管理体制も整えておく：ISO 9001などの品質マネジメントシステムを取得済みの金属加工業では、文書管理の仕組みが既に整っているケースが多く、そのノウハウを自治体対応に転用できる場面があります

自社の文書管理の仕組みが、取引先との橋渡しになることがあります。

また、自治体の文書管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、前者は小規模自治体でも導入しやすい流れが加速しています。富士電機の「e-自治体 文書管理SaaS」のようにクラウド化が進んだ製品も増えており、今後は市区町村のシェアが急速に拡大する可能性があります。

今のうちに自社の電子対応体制を確認しておくことが、将来的なビジネスチャンスを逃さない準備につながります。

e-自治体 文書管理システムの製品概要（富士電機株式会社）

和歌山県橋本市の電子決裁付き公文書管理システム導入事例（JIIMA）

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